做上海航空运输文件这一件事情, 说到底就是出货之前那一堆单子和文件究竟能不能准确地匹配到一起。如果在航线的安排上、航班的预订上、关税的计算上或者海关的查验环节里的任何一个一个地方出现了卡顿或者是被拦下的情况, 那么整件事情最终的结果都会是失败的, 没有任何办法去补救。

我在这个行业里接触和从事工作时间大概有十来年之久, 这期间见过太多的单据案子因为只写错了一个具体的商品名称, 或者是把重量数值多打了一个额外的零这样小小的操作失误, 导致整整一批货物在上海浦东机场被积压滞留长达三到四天的时间, 最后计算下来的货物滞留仓库的费用折算金额甚至比这批货物本身的价值还要高出很多。

在这一行里面从事工作并没有任何所谓的可以快速成功的捷径方法可走, 唯一的做法就是把手中的每一份相关文件都反复地仔细检查和处理, 直到不能再进行任何修改和调整为止。

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最核心的四样东西, 分别是空运提单也就是AWB、商业发票、装箱单以及报关单。这四份文件是在办理报关手续和提取货物时绝对不能绕开的。

很多刚入行的人存在一个误解, 他们以为航空运单就是空运提单, 其实这里面的区别很明显, 在国内段运输所使用的被称为国内航空货运单, 这份单据在格式和内容方面, 和国际段所使用的那张AWB是存在很大差异的。

另外还有一种特殊情况, 如果货物是从浦东机场出港, 然后转运到国内的其他城市, 这种情况下还可能需要用到一份货运行程单, 用来记录关于中转航班信息以及最终到达站点的相关信息。地勤那边会卡住不放行, 这是因为任何一份, 少了都不行。

如果这批货物涉及到危险品, 或者是超限件, 又或者是需要特殊温控的货物, 那么就必须额外附上危险品申报单、尺寸重量确认函以及温控记录表。目前来看, 这批补充材料并不齐全, 即便我方把舱位给你确认了, 实际上你也装不了机, 最终的结果只能是将航班改签到下一班。

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填表格最大的陷阱是在品名这一栏与HS编码这一栏。在之前由我来处理的关于一台精密仪器的业务当中, 那位客户所填写的品名内容仅仅是四个汉字, 也就是“电子设备”这四个字。海关方面直接把这单据退了回来, 并且提出明确的需求, 要求必须将其拆分到具体的型号层次以及具体的用途层次。

正确的处理方法应该是依据物品实际具备的功能来开展描述工作, 例如使用“专门用于光学检测工作的激光传感器”这样的表述方式, 然后紧接着去对应查找那八位数的HS编码。关于重量这一栏, 大家需要特别注意去把毛重和净重区分清楚。在提单上面书写的时候, 只需要填写毛重。

但是, 在给报关单填写数据的时候, 毛重和净重这两个信息都要填进去。然后计算它们之间的差值, 这个差值的含义就是包装的重量。这里要强调一下, 经过计算所得的这个差值, 必须跟装箱单上所标注的毛重与净重之间算出来的结果完全保持一致。哪怕只是存在一克的误差也是不行的。

地址栏千万不要仅仅为了图个省事, 就把字面意义理解为只需要写“上海浦东”这样笼统的行政区划名字就可以了, 而是必须将信息精确填写到具体的街道名称, 同时也要确保门牌号码清晰无误, 此外, 收件人的电话号码也必须完整留存, 不得遗漏任何一位数字, 否则一旦海关的系统因为信息不匹配而无法正常运作, 该包裹就直接会被判定为符合拒收条件, 最终的结果就是货物会被强制压在相关的监管仓库里面, 只能够等待相关人员去处理后续的事务。

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正常的流程是这样, 在货物发出去之前的四十八个小时内, 要把这一整套单据交给货运代理去审核, 然后由货运代理再去跟航空公司确认舱位。

不过在旺季的时候情况就不一样了, 特别是三月和四月, 还有九月和十月这几个月份, 从浦东机场出发的航班, 舱位会特别紧张, 如果提前不到七十二小时操作的话, 大概率是排不上舱位的。

文件本身的审核工作其实并不慢, 比较慢的地方在于不断来回修改的过程, 你只要填错了一个地方, 货运代理就会把文件打回来让你改, 你改了之后再传过去, 这么一来一回, 半天时间就这么没了。

因此, 真正能够决定到底需要多长时间这个关键问题的因素, 并不是说取决于哪一个特定环节所花费的时间, 而是核心在于你提交的第一版本的内容最终能不能够在第一次审核的时候就顺利通过。每修改一次就会多耗费一天的时间, 与此同时滞仓费就会产生并额外增加一天的费用数额。

我现在养成的一个习惯, 就是在单证制作完毕以后, 拿着一张对照表去逐项地打勾确认, 这些需要确认的项目包括了品名、HS编码、毛重、净重、地址以及申报要素, 只有当这五项内容都齐全无误的时候才会签字并把文件放出去, 这样多花费十分钟左右的时间进行核对处理, 就可以节省在后面产生的可能高达几千块钱的滞仓费用以及避免自己因为麻烦而产生的满腹的气恼情绪, 在上海这个地方航班密度是非常高的, 一天里面会有好几个航班发出, 但是如果文件出现了不对的情况的话, 哪怕是再多的航班数量和你也是没有任何关系的。