我在上海浦东从事空运操作工作已经有十几年时间了, 我亲眼看到过的单证出错现场, 少说也有七八十次之多。许多刚刚进入这行的伙伴认为, 搞空运就是把货物运到机场去, 然后搞定舱位预订就算完成任务了, 至于文件方面就可以随意凑合一下、马虎应付了事。事实并非如此简单。上海航空空运文件这一套流程, 是商业发票到报关单据, 还有航空运单到目的港清关材料, 它们环环相扣。任何一张纸出了纰漏, 货就卡在海关或者被退回来。客户那边催得你手机响个不停。这篇文章把上海航空空运文件的核心内容掰开了讲。哪些是必须备的。哪些是新手最容易踩的坑。都是实操中反复验证过的东西。

上海航空空运文件要准备哪几样

最最基础的一套东西, 肯定离不开这几个。商业发票、装箱单、航空运单, 这三个简称就叫AWB, 这三份文件是任何一批空运货物的骨架, 少了一份的话, 货代的系统都录不进去。在商业发票上面, 必须要把收货方和发货方的完整信息都写清楚, 还要体现出货物的具体品名、数量、还有单价以及总价和贸易术语。这里面的金额绝对不能出错, 必须要跟报关申报的数据完全保持一致, 要是相差哪怕一分钱, 海关在审价的时候是绝对通不过的。

装箱单的要求就更细致了, 它需要把这每一个箱子的尺寸、毛重和净重、还有唛头全都列出来, 因为目的港那边负责拆柜子的人, 只能依靠这张单子来查找对应的货物。航空运单分为主单和分单。在行业内, 通常称主单为MAWB。通常也简称分单为HAWB。主单是由航空公司出具的。而分单是由货运代理人出具的。这两张单子上的信息必须严格对应。其中的品名、件数以及重量, 一个都不能有差错。

假如你运输的是国际航线, 那么除了常规的单据, 你还必须去增加提交出口报关委托书以及报检单, 前提是货物确实需要进行检验。同时, 你还得根据具体的货物类别，去准备好对应的出口许可证或者是商检证书。

如果你选择的是DAP交货条款, 或者DDP交货条款，你就需要提前让目的港那边的收货人把他们那面的清关文件全都准备齐全。千万不要等到货物已经抵达了港口, 才突然意识到少了一个进口许可证, 这样的话产生的滞报金每天都会变着法子涨价, 算总账的时候发现这笔费用简直比货物的价值还要昂贵得多。

上海航空空运文件哪些环节最容易出问题

我这行当里头, 最让人头疼的一个环节, 那就是做品名申报。不少客户为了省事, 把箱子外表标注成“配件”或者“日用品”, 可是报关单里头填写的却是“不锈钢紧固件”。

航空公司弄出舱单以后, 海关进行核对, 发现品名对不上号, 直接就把货扣下来并开展查验作业。上海海关这几年针对品名申报的审查力度变得特别严苛, 采用笼统的申报方式, 或者使用模糊的品名, 这行为基本上就等于给自己挖掘陷阱或者埋下隐患。还有一个经常出错误的地方就是发票上写的货币种类以及对应的汇率数字。在做欧洲联盟那边的业务订单时, 客户习惯于使用欧元进行报价。

但是如果你用的是人民币来报价, 中间涉及到汇率换算时哪怕只差了几分钱, 海关的系统就会拦截住不让通过。千万不要觉得这是件麻烦事, 在开具完发票以后, 自己要动手拿计算器重新核对一遍所有数据。

在业务旺季期间, 特别是在黑色星期五和圣诞节之前的那些月份里, 浦东新区国际机场的货物处理量急剧增加, 呈现出爆发式增长的态势, 此时从事单证工作的人员所面临的工作负荷极大, 根本不足以应对当前的工作需求。

我曾目睹客户只在周一的早晨, 才将所有完整的文件资料发送过来, 而货物的航班计划在周五, 这段时间内包含了整个周末, 导致单证审核流程被迫停滞了整整两天之久。

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如果因文件内容不完整而被退回要求补充材料, 待重新提交后又会发现文件格式不符合规范, 这种反复的纠错过程使得原本有限的航班装载窗口期彻底关闭, 货物只能被迫顺延至下一个航班进行处理。因此, 我这里给出的提议是非常明确和 straightforward 的: 在飞机准备离开地面的时刻之前, 至少要有七十二小时这段间隔期, 你需要将所有完整的资料文件交接给那个负责执行具体事务的工作人员, 从而为你预留出足够进行两次重新修改和调整的时间段落。

请不要产生那种心里觉得“大概能够赶上进度”的主观想法, 因为在处理航空运输单据这项业务的过程中, “应该”这两个字所代表的含义, 往往是最容易让人付出巨大代价的内容。

还有一类容易被忽略的情况, 就是电池、液体以及化工品这些敏感货物。除了常规的证件之外, 还必须附上材料安全数据表即MSDS、联合国编号以及危险品申报单, 并且要采用符合国际航空运输协会危险品规则也就是IATA DGR的包装标准。

如果这些东西没有提前准备好, 航空公司会直接拒绝接收, 你跟人家解释说我以为普通货物能走这种方式是没有任何作用的, 这时候柜子就堆积在仓库里, 产生的仓储费用是按照每天来计算的。

说这话并不是想把人给吓住。

其实关于上海航空空运文件这一整套东西, 简单来说, 它就是追求信息对称这个目的, 因为航空公司需要知道你的货物到底是什么样子的样子, 海关需要知道你的货物价值到底是多少、HS编码是什么, 目的港需要知道你的收货人的资质是什么样的以及他有没有清关的能力, 所以呢, 你要把每一个环节里面需要准备什么资料这件事给搞清楚, 然后再把这些文件拿出来进行交叉核对两到三次, 这样的话有百分之九十的问题都能在发货之前就被解决掉。剩下的那百分之十, 大多数情况下是由于政策法规发生了突发性改变, 这种现象是任何人之力都无法阻挡的, 此时必须密切关注海关总署以及国际航空运输协会所发布的最新通知, 并且操作时的反应速度必须要足够迅速。